veiligheid
HR-nieuws Toegangscontrole

Innovatieve toegangscontrole voor het MKB

Leestijd: 4 minuten

Toegangscontrolesystemen digitaliseren net zo hard als de rest van de wereld. Ondanks dat toegangscontrole zoveel meer brengt dan alleen beveiligen, blijft het vaak een vergeten onderdeel. Geheel onterecht dus. In de huidige crisis is toegangscontrole software de beste gatekeeper van veiligheid en social distancing die je kan wensen. Door controle te houden op het aantal personen dat naar binnen kan in een gebouw, blijft de anderhalvemeterregel beter gewaarborgd. Vanuit veiligheidsoogpunt zou software voor toegangscontrole vaker moeten worden ingezet.

Een goede controle is onmisbaar in elke organisatie. Een slimme toegangscontrolesysteem kan heel wat problemen op een efficiënte manier tackelen.

ISO 45001

Het bedrijfsleven ziet zich in toenemende mate geconfronteerd met strengere regelgeving als het gaat om veiligheid op de werkvloer. ISO 45001 is anno 2020 dé nieuwe ISO standaard waarin arbeidsgerelateerde veiligheid en gezondheid in zijn vastgelegd. De ISO 45001 dicteert bedrijven de vereisten ten aanzien van het managementsysteem voor gezond en veilig werken en zorgt ervoor dat er een veilige werkomgeving wordt gecreeerd, continue doorvoeren van verbeteringen in de arbeidsomstandigheden en risico’s op de werkplek verminderen.

Een handig en praktisch boek is te vinden op bol.com. Met deze link heb je het boek met maar liefst 25% korting en kost het boek nog maar € 54,50.

Compliance

Vanuit het internationale bedrijfsleven is veiligheid al langer een thema. Compliance is hier het focuswoord. Compliance is het begrip waarmee wordt aangeduid dat een persoon of organisatie werkt in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Het gaat over het nakomen van normen of het zich er naar schikken.

Stel uw organisatie produceert en exporteert wereldwijd. U heeft te maken met de complexe regelgeving rondom Douane en zult aan meerdere veilligheidscriteria moeten voldoen. U moet bijvoorbeeld kunnen aantonen wie, medewerkers maar ook bijvoorbeeld leveranciers, en wanneer betrokken is bij het productieproces. Om dit dagelijks te controleren is lastig maar ook moeilijk aan te tonen. Dit werkt in de praktijk alleen wanneer u over een toegangscontrolesysteem beschikt. Toenemende compliancy zien wij bijvoorbeeld ook in de levensmiddelenindustrie, waar eenzelfde situatie zich voor doet.

Het bedrijfsleven ziet zich in toenemende mate geconfronteerd met strengere regelgeving en de soms grote gevolgen van het niet naleven van die regels. Een goede controle is dus cruciaal. Met een slim gekozen toegangscontrolesysteem kunt u eenvoudig regelen wanneer welke persoon toegang heeft tot een bepaald pand of ruimte en op welke tijden.

De voordelen van toegangscontrole

Dit zijn de belangrijkste voordelen van een goed toegangscontrolesysteem:

  • Toegangsbeheer: U kunt precies bepalen wie wanneer naar binnen mag
  • Gebruiksgemak voor uzelf, uw klanten en uw medewerkers
  • Minder kans op interne fraude door personeel en bezoekers

U stelt eenvoudig in wie wanneer naar binnen mag. Bijvoorbeeld administratieve medewerkers mogen alleen van maandag tot en met vrijdag tussen 8:00 en 18:00 uur het pand binnen. Magazijnmedewerkers kunnen alleen in het magazijn, algemene ruimtes en in de kantine. En zo kunt u voor iedere groep medewerkers een toegangsgroep instellen met verschillende toegangsrechten. Het is bij iedereen direct duidelijk dat dit de enige manier is om je door het pand te begeven en dat er gelogd wordt wanneer een bepaalde toegangsdeur is geopend. Met als gevolg minder fraude.

Efficiency toegangsbeheer

Als u eenvoudig toegangscontrole pasjes en tags kunt verwijderen hoeft u minder oplettend te zijn met het verstrekken van toegang aan uw personeel. Waar u in uw huidige beleid misschien niet iedere medewerker een sleutel gaf moesten medewerkers voor elkaar de deuren openen. Of misschien moest u dat zelf doen. Dit kost tijd en zal niet al te motiverend werken voor uw personeel. Op deze manier ontstaan er ook nog eens onveilige situaties.

Gebruiksvriendelijke toegangscontrole

Een gebruiksvriendelijk toegangscontrolesysteem heeft als kenmerk dat de gebruiker nauwelijks merkt dat er gebruikt wordt gemaakt van toegangscontrole. De gebruiksvriendelijkheid kan worden vergroot door deuren zodanig in te stellen dat deze tijdens kantoortijden vrij toegankelijk zijn en buiten kantoortijden automatisch op slot gaan.

We zien steeds vaker dat kleinere instellingen en het midden- en klein bedrijf gebruik gaan maken van toegangscontrolesystemen. Met de opkomst van de smartphone zijn er nu uitgebreide beheer mogelijkheden en is het zelfs mogelijk om op afstand een deur te openen via uw mobiele telefoon. Niet iedereen hoeft op afstand deuren te kunnen openen dus een gewone smartphone gebruiker kan het slot alleen open maken als hij in de buurt van de deur is. De tendens van dit moment is dat de smartphone populairder is dan biometrische systemen met vingerscan of gezichtsherkenning.

Een opvallende nieuwkomer in toegangscontrole is de QR-code. Met behulp van de modernste systemen kan deze vorm van barcode een toegangskaart namelijk volledig vervangen. Zo kan iedereen een tijdelijke of permanente toegangscode krijgen die via een smartphone deuren of poorten kan openen. Een tijdelijke QR-code kan daarnaast worden gelinkt aan een fysieke kaart als een tweede element van controle. Zonder deze twee elementen kan de persoon geen toegang krijgen tot een locatie. Met behulp van dashboards kunnen ook gegevens worden bijgehouden van wie er wel en niet passeert. Bovendien brengt de stap van de fysieke kaart naar de digitale code een verbetering voor het milieu én de portemonnee met zich mee. Badges of toegangskaarten hoeven namelijk niet meer worden aangemaakt. Het betreft dus een duurzamer proces om de CO2-uitstoot te verlagen, maar ook in het kader van de dematerialisatie om kosten te besparen.

Efficiënter bezoekersmanagement

Hoewel een QR-code nog niet aan de allerhoogste veiligheidseisen voldoet, ontwikkelt ook deze vorm van toegangscontrole zich steeds beter en is het vooral bruikbaar voor praktische toepassingen. Zo kan een QR-code bijvoorbeeld nuttig zijn om de efficiëntie van bezoekersmanagement te verhogen. Hotels kunnen er gebruik van maken om hotelgasten toegang te verlenen tot de parking. Gehandicaptenparkeerplaatsen daarentegen kunnen vrijgehouden worden voor personen die er recht op hebben. Zij krijgen vervolgens alleen met een QR-code toegang. Tot slot hoeft bij late of nachtelijke leveringen aan bedrijven niemand meer aanwezig te zijn. De leverancier kan dankzij een QR-code zijn lading of pakket toch zelfstandig en veilig achterlaten.

Een goede controle van bedrijfsprocessen is onmisbaar in elke organisatie. Het mag duidelijk zijn dat de meest innovatieve toegangscontrolesystemen heel wat problemen op een efficiënte manier kunnen tackelen.

Over de auteur

Paul Pultrum, Timeblog.nl. Dataspecialist met ruim 20 jaar ervaring, expert op het gebied van marketing, communicatie en wet- en regelgeving

Dit vind je misschien ook leuk...