Tijdregistratie Archieven

9 april 20209 april 2020

Werkrooster veranderd als gevolg van de Corona?

Leestijd: 3 minuten

De verspreiding van COVID-19 heeft een impact op iedereen: werknemers, werkgevers, klanten en leveranciers. Bedrijven komen in de problemen door wegvallend werk, productielijnen worden stilgezet en bedrijven moeten zelfs de deuren sluiten en werknemers naar huis sturen. Veel werkgevers maken gebruik van de Noodmaatregel overbrugging voor werkbehoud (NOW).

In bepaalde sectoren wordt er nu juist volop doorgewerkt en draaien de productieprocessen op volle toeren. Verloven worden ingetrokken en veel werknemers moeten overwerken, vaak tegen de grenzen van de Arbeidstijdenwet aan. Het zorgt vervolgens voor een hoge werkdruk en moeilijk inpasbare werkroosters. Ook de contactbeperkingen kan het lastig maken op de werkvloer. Veel bedrijven passen daarom hun werktijdenregelingen aan. Nieuwe werkroosters worden geïntroduceerd zodat de werktijden meer gespreid worden, bijvoorbeeld van dagdienst naar twee ploegendiensten.

Corona versus bedrijfsvoering

Welke regels gelden er bij deze veranderingen in de werktijden? Wat is precies het doel van de roosterverandering? Is het in verband met minder of juist meer werkaanbod. Of moeten de werktijden gespreid worden in verband met de contactbeperkingen op de werkvloer. De OR kan in deze tijden van crisis een belangrijke rol spelen.

De regels bij het wijzigen van de werktijden, zoals de WOR (Wet op de Ondernemingsraden), Arbeidstijdenwet, de cao en bedrijfsregelingen, gelden nu nog steeds. Er is formeel geen sprake van een noodtoestand. Een ook al vóelt het wellicht wel zo…nood breekt nog steeds geen wet noch de cao! Een werkgever kan werknemers bijvoorbeeld niet verplichten om vakantiedagen op te nemen. Hiervoor zijn regels opgenomen in de cao of bedrijfsregeling. Welke regels er gelden is afhankelijk van de situatie en het bedrijf.

Ondernemingsraad

Bij elke wijziging van een werk- en rusttijdenregeling heeft de OR een instemmingsrecht, tenzij de cao iets anders bepaalt. Werktijden mogen dus niet zó maar gewijzigd worden zonder de OR heeft ingestemd. Een crisis (zoals Corona) doet hier niets aan af en zet een wettelijke verplichting van de werkgever om die instemming te vragen niet opzij. De crisis zorgt er in korte tijd wel voor dat iedereen snel moet schakelen. Het gaat over de werkgelegenheid en het toekomst van de organisatie, dus maatregelen nemen is belangrijk. Dat kan betekenen dat bestaande roosterregels en –afspraken uit de bedrijfsregeling of cao opnieuw tegen het licht gehouden moeten worden.

De OR kan in deze tijden van crisis een belangrijke rol spelen.

Raadplegen achterban

Het is wel erg belangrijk om de belangen van werknemers goed in de gaten te houden en dat het niet teveel offers vraagt van de werknemers. Verandering van werkroosters is een ingrijpende gebeurtenis voor de betrokken werknemers: lichamelijk én sociaal. Omdat het voor betrokken werknemers zo’n ingrijpende gebeurtenis is het ook de vraag of er geen andere, slimmere, manieren zijn om de doelstellingen (bijvoorbeeld contactbeperkingen) te verwezenlijken. Is er een alternatief die minder belastend is? Kan de productiecapaciteit van het bedrijf ook op andere manieren aangepast worden? Is er een andere inzetbaarheid van de werknemers denkbaar? Bijvoorbeeld bijscholen of tijdelijk ander werk laten verrichten binnen of buiten de organisatie? Is de arbeid ook op andere manieren gezonder en socialer te maken?

De coronamaatregelen kunnen ook gevolgen hebben voor bepaalde arbeidsvoorwaarden. Of doorwerking hebben in andere regelingen, zoals overwerktoeslagen, plus- en minurensysteem, werk- en rusttijden, ploegensterkte/(her)bezetting, vakantie en verlof en voorzieningen: kantinefaciliteiten, veiligheid, personeelsvervoer en communicatie.

Over de auteur

Paul Pultrum, Timeblog.nl. Dataspecialist met ruim 20 jaar ervaring, expert op het gebied van marketing, communicatie en wet- en regelgeving.

18 maart 202016 april 2020

Tips voor thuiswerken of werktijdverkorting

Leestijd: 2 minuten

Het Nederlandse kabinet heeft laten weten dat het verregaande maatregelen aan het treffen is om de economie te stimuleren vanwege de verspreiding van het coronavirus. Er wordt voor de komende drie maanden 10 tot 20 miljard euro uitgetrokken om bedrijven en zelfstandigen overeind te houden.

Één van de maatregelen die de overheid treft is versoepeling van de regeling voor werktijdverkorting. Bedrijven die minimaal 20 procent minder omzet verwachten, kunnen bij uitkeringsinstantie UWV voor maximaal werktijdverkorting aanvragen. Bij goedkeuring betaalt de overheid maximaal 90 procent van het salaris, dat was 75 procent.

Werktijdverkorting

Met het oog op de subsidie en eventuele vergoeding vanuit de overheid is het voor u als ondernemer slim om dit vanaf het begin af aan zo nauwkeurig mogelijk bij te houden. Slimme registratie software is een belangrijke schakel. Zo kan eenvoudig alle verloren tijd worden geregistreerd, of het nu daadwerkelijk ziekte is, thuiswerken vanwege voorzorgsmaatregelen of internationale meetings die geannuleerd zijn wegens een negatief reisadvies. Tijdregistratie software kan dit op verschillende manieren faciliteren. Op deze manier is het eenvoudig om verloren tijd te registeren.

Zijn processen en systemen op orde, dan hebben organisaties meer grip op data en daarmee een strategisch voordeel in de markt. Laat dat nu net cruciaal zijn in deze strijd!

Thuiswerken

Vanuit overheid en werkgeversperspectief wordt thuiswerken geadviseerd. Maar hoe werkt dat voor veel bedrijven in de praktijk. Immers bij thuiswerken is het van groot belang dat de medewerkers op de juiste manier worden aangestuurd. Werken op afstand vraagt om een andere manier van samenwerken, andere rollen, organisatiestructuur, specifieke vormen van leiderschap. Managers moeten anders gaan sturen. Niet meer op het aanwezig zijn en uren maken, maar de resultaten van het werk zijn belangrijk. Vele bedrijven die gebruiken maken van tijdregistratie software zijn het werken op afstand gewend en komen nu beter uit de verf dan bedrijven waar het thuiswerken niet zo ingeburgerd is.

Zijn processen en systemen op orde, dan hebben organisaties meer grip op data en daarmee een strategisch voordeel in de markt. Laat dat nu net cruciaal zijn in deze strijd!

Compliance

Daarnaast zal de toekomst er sinds de uitbraak van het coronavirus anders gaan uitzien. Er zal een nog grotere focus zijn op compliance in vrijwel alle sectoren. Een toenemende mate van strengere regelgeving en de soms grote gevolgen van het niet naleven van die regels. Een goede controle van bedrijfsprocessen zal cruciaal worden in elke organisatie.

Stel uw bedrijf produceert en exporteert uw producten naar de landen buiten de EU. In dat geval krijgt u te maken met de complexe regelgeving rondom Douane. Zo moeten bedrijven nu al aan een aantal veiligheidscriteria voldoen. U moet bijvoorbeeld kunnen aantonen wie, medewerkers maar ook bijvoorbeeld leveranciers, en wanneer betrokken is bij het productieproces. Om dit dagelijks te controleren is lastig maar ook moeilijk aan te tonen. Dit werkt feitelijk alleen wanneer u over een sluitend systeem als een toegangscontrole beschikt. Met toegangscontrolesoftware kunt u regelen welke medewerkers en of leveranciers toegang hebben tot bepaalde ruimtes en op bepaalde tijden.

Toenemende compliance gaan we vrijwel in elke sector zien!

Over de auteur

3 oktober 201931 maart 2020

Zomertijd, wintertijd of één permanente tijd: wat is beter?

Leestijd: 3 minuten

Wie bij het ingaan van de wintertijd komend weekend de klok een uur terugdraait, doet er goed aan de BHV-koffer bij de hand te houden. Het RIVM luidde onlangs de noodklok. Het tweemaal per jaar verzetten van de klok geeft diverse gezondheidsrisico’s. Het tweemaal per jaar verzetten van de klok veroorzaakt volgens de onderzoekers slaapgebrek en vermoeidheid. De ambtenaren zijn er na onderzoek ook van overtuigd dat direct na de wisseling naar de zomertijd meer hartinfarcten voorkomen.

Bioritme

De onderzoekers menen dat deze zorgwekkende effecten uitblijven als het hele jaar een vaste tijd geldt. Ze kiezen daarbij voor de wintertijd als standaard. Dan komt de zon vroeger op, hetgeen volgens de RIVM-deskundigen het beste aansluit op het bioritme van de mens.

Zomertijd en Wintertijd

Voor onze gezondheid is het twee keer per jaar wisselen van de tijd dus niet zo’n goed idee. Maar het is vooral de wisseling. Daylight Savings Time, zoals het ook wel genoemd wordt, is ingevoerd in 1977. De achterliggende gedachte was: als het ’s avonds langer licht is, hoeven de lampen minder vroeg aan en dat bespaart energie (dit was ten tijde van de oliecrisis). Dat idee is nu wel achterhaald: we doen de lampen (die inmiddels veel minder energie kosten dan de ouderwetse gloeilamp) misschien wat later aan, maar de airco en verwarming worden juist eerder aangezet en draaien een groter deel van de dag – en dat kost veel meer energie dan die paar lampen!

Het nationale welzijn is gebaat bij een continue wintertijd

Kiezen

Om te begrijpen wat we het beste kunnen kiezen, gaan we terug naar de biologische klok én naar de tijdszones. De tijdszones zijn zo opgesteld dat in het midden van de tijdszone de zon om twaalf uur op haar hoogste punt staat. Voor ons is dat eigenlijk een uur eerder dan de wintertijd die we nu hanteren. Dat komt omdat de Duitsers tijdens de tweede wereldoorlog besloten dat alle bezette gebieden mee moesten met de Midden Europese Tijd, een uur later dan de Amsterdamse Tijd die we daarvoor hanteerden. Sindsdien ligt ons land in een zone die qua locatie eigenlijk niet klopt. In de praktijk betekent dit dat de zon hier ’s winters gemiddeld pas om 12.40 uur op zijn hoogst staat. In de zomertijd is het verschil met de ‘natuurlijke tijd’ nog groter, omdat de klok een uur vooruit wordt gezet. Dan staat de zon niet om 12.00 uur op zijn hoogst, maar rond 13.40 uur. Biologisch gezien klopt onze tijd dus sowieso al niet, maar als we permanent voor zomertijd zouden kiezen, zitten we bijna 2 uur buiten onze ‘echte’ tijdszone. Een permanente zomertijd betekent ook dat het hier hartje winter pas om 9.45 uur licht wordt.

Met een permanente wintertijd is het hier in de zomer dus een uurtje korter licht – de zon gaat dan onder rond 21.00 uur op de langste dag, maar de zon komt in de winter, net als we nu gewend zijn, op om iets voor 9.00 uur in de ochtend. Wintertijd heet overigens niet voor niets standaardtijd: dat is wat we hier al hadden, en de zomertijd is daarbij gekomen. Wintertijd is dus onze ‘echte’ tijd. Volgens chronobiologen zou het zelfs beter zijn om nog een uur eerder dan standaard tijd, namelijk op GMT (Greenwich Mean Time) te leven in Nederland.

https://www.youtube.com/watch?v=-kWQO718ZaQ&feature=youtu.be

Het is niet te verwachten dat de EU-landen dit jaar een besluit nemen over het afschaffen van de winter- en zomertijd. Lidstaten zijn sterk verdeeld over de kwestie. En – aangezien alle landen zélf mogen kiezen – moeten we straks stemmen voor permanente zomertijd of permanente wintertijd?

Zomertijd, wintertijd of één permanente tijd: wat is beter?

Laden ...

Over de auteur

3 juni 201931 maart 2020

EU stelt: Werkgevers zijn verplicht om over een urenregistratiesysteem te beschikken!

Leestijd: 2 minuten

Een opmerkelijke uitspraak onlangs van het Europees Hof, die stelt dat bedrijven in de EU alle uren van hun werknemers precies moeten gaan bijhouden. Dat is nodig om te controleren of de minimale rusttijden in acht zijn genomen.

Arbeidstijdenrichtlijn

Deze uitspraak volgt op een rechtszaak in Spanje. Een Spaanse vakbond wilde via de rechter bewerkstelligen dat de Spaanse tak van Deutsche Bank verplicht werd een systeem in te voeren voor de registratie van het dagelijkse aantal gewerkte uren door het personeel van de bank. Volgens de vakbond kan op die manier worden nagegaan of de vastgestelde arbeidstijden in acht worden genomen en of de nationale verplichting om de informatie over de maandelijkse overuren naar de werknemersvertegenwoordigers te sturen, wordt nagekomen. De Bank verweerde zich met een beroep op een uitspraak van de hoogste Spaanse rechter dat een dergelijke algemene verplichting niet geldt en dat er alleen een register van overuren moet worden bijgehouden. De Spaanse zaak werd doorverwezen naar het Hof van Justitie, die dus oordeelde dat de regels uit het Handvest en de arbeidstijdenrichtlijn leidend zijn.

De bewijslast voor overuren ligt bij de werkgever

Volgens de Europese rechters heeft iedere werknemer het fundamentele recht op een beperking van de maximale arbeidsduur en op dagelijkse en wekelijkse rusttijden. Dat kan alleen worden aangetoond en gecontroleerd met een goede registratie. Dit zal in de praktijk neerkomen op de terugkeer van de prikklok of in ieder geval een vorm van verplicht inklokken.

Het Nederlandse ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid zal nu zo snel mogelijk met specifieke richtlijnen moet komen voor het Nederlandse bedrijfsleven. Die richtlijnen mag het ministerie zelf invullen, zolang het maar gaat om registratiesystemen die objectief, betrouwbaar en toegankelijk zijn.

Een objectief, betrouwbaar en toegankelijk urenregistratiesysteem
Ministerie van SZW

Hoe opmerkelijk is deze uitspraak?

Enerzijds zijn er geluiden dat een prikklokregeling in Nederland niet zo hard nodig is als in Spanje, omdat onbetaald overwerken in Spanje vaker zou voorkomen dan hier, vanwege de betere arbeidsverhoudingen in Nederland. Anderszijds zijn er geluiden dat wanneer de invoering een feit is dat er enige weerstand zal ontstaan tegen het verplicht inklokken.

Veel mensen denken bij een prikklok aan de fabrieken waarin de eerste auto’s van de lopende band kwamen. In de tijd van de Amerikaanse T-Ford kwam er een nieuw soort denken op: dat van controle uitoefenen en daarmee optimaliseren van de omzet. Tegenwoordig word je beoordeeld op wat je meebrengt aan kennis, inspiratie en creativiteit. Minder vaak op het aantal gewerkte uren. Autonomie is veel belangrijker geworden.

Verplicht inklokken geen gek idee, beschermt tegen onbetaald overwerk

Mijns inziens kan een urenregistratiesysteem prima werken in deze tijd. Een goed inzicht in personeelskosten en personeelsplanning is immers van alle tijden. Daarnaast is de gedachte bij veel mensen dat een urenregistratiesysteem nog een ouderwetse prikklok is, maar dat is allang niet meer het geval. Urenregistratie kan tegenwoordig ook met contactloze pasjes en zelfs vingerafdrukken.

Laden ...

Over de auteur

16 mei 201931 maart 2020

Flexwerk rukt verder op. Herstructureer uw HR-beleid!

Leestijd: 2 minuten

Onze arbeidsmarkt is volop in beweging. Een vast contract voor onbepaalde tijd is op de arbeidsmarkt nog altijd de norm, maar het flexwerk rukt onverminderd op.

De sterke groei van flexwerk blijkt uit cijfers die het CBS onlangs publiceerde. Het aantal flexibele werknemers is de afgelopen vijftien jaar toegenomen van 1,1 miljoen naar bijna 2 miljoen. Daarmee had vorig jaar bijna een kwart van de werkzame beroepsbevolking een flexibel contract. Onder flexwerk valt bij het CBS een reguliere baan voor bepaalde tijd, een oproepbaan, uitzendbaan en stagebaan.

Ontwikkelingen Flexwerk

Er zijn verschillende beroepsgroepen waar hoofdzakelijk flexkrachten werken. In de top vijf van beroepsgroepen met de meeste oproepkrachten staan vooral beroepen waarvoor weinig opleiding is vereist, zoals keukenhulp, kassamedewerker of vakkenvuller. Ruim 70 procent van de keukenhulpen is flexwerker.

Daarnaast zijn het vooral jongeren die geen vast contract hebben. Het aantal werkende jongeren tussen de 15 en 25 jaar met een vast contract daalde tussen 2003 en 2017 met ruim 300 duizend. Het aantal jongeren met een flexibel contract groeide in dezelfde periode met bijna 400 duizend.

Als bedrijven niet flexibiliseren, wint de concurrentie

De belangrijkste verklaring voor de groei van flexwerk is beperking van de kosten en risico’s door werkgevers, zegt het CPB. Flexwerkers (en zzp’ers) zijn vaak goedkoper en je zit er niet zo lang aan vast als ze ziek worden of als het slechter gaat met de zaak. „Leergedrag” of kopieergedrag kan hierbij een rol spelen, volgens het CPB: „Wanneer werkgevers zien dat concurrenten kostenvoordeel behalen door handiger gebruik te maken van mogelijkheden om kosten en risico’s te vermijden, dan gaan ze dat nadoen”.

Wat betekent deze ontwikkeling voor de manier waarop bedrijven in Nederland haar HR processen inricht?

Zeker in markten met veel concurrentie door de lage lonen-productie, de open grenzen in Europa, meer toezicht en overheidsaanbestedingen, is te verwachten dat bedrijven meer op flexwerk overstappen en elkaar na-apen. Ook maatschappelijke acceptatie – mijn concurrent gebruikt veel flexibele arbeid, dus is het geaccepteerd dat ik het ook doe – kan hierbij een rol spelen.

Wat betekent dit voor het HR-beleid?

Immers als bedrijven niet flexibiliseren, wint de concurrentie. Hoe worden gewerkte uren van de flexwerkers eenvoudig georganiseerd en gecontroleerd? En verlofuren?

Tijdregistratiesysteem als oplossing

Flexwerken en tijdregistratie zijn naar mijn mening prima te combineren, mits de juiste IT voorzieningen zijn getroffen. Tijdregistratiesoftware biedt de oplossing hierin. AvanTimes biedt hierin prima web based tijdregistratie oplossingen. De iTR-100 is een ideaal tijdregistratiesysteem en biedt uitgebreide mogelijkheden om de gewerkte uren bij te houden.

Daarnaast is het eenvoudig om van elke werknemer, dus ook flexwerkers, realtime overzichten van vrije dagen in te zien. Voor werknemers is het met AvanTimes eenvoudig om via PC afwezigheidsaanvragen te versturen. De werknemer ontvangt bij een goedkeuring of een weigering van de afwezigheidsaanvraag direct een melding. Dat is pas flexibel werken!