Innovatieve toegangscontrole voor het MKB

veiligheid
Leestijd: 4 minuten

Toegangscontrolesystemen digitaliseren net zo hard als de rest van de wereld. Ondanks dat toegangscontrole zoveel meer brengt dan alleen beveiligen, blijft het vaak een vergeten onderdeel. Geheel onterecht dus. In de huidige crisis is toegangscontrole software de beste gatekeeper van veiligheid en social distancing die je kan wensen. Door controle te houden op het aantal personen dat naar binnen kan in een gebouw, blijft de anderhalvemeterregel beter gewaarborgd. Vanuit veiligheidsoogpunt zou software voor toegangscontrole vaker moeten worden ingezet.

Een goede controle is onmisbaar in elke organisatie. Een slimme toegangscontrolesysteem kan heel wat problemen op een efficiënte manier tackelen.

ISO 45001

Het bedrijfsleven ziet zich in toenemende mate geconfronteerd met strengere regelgeving als het gaat om veiligheid op de werkvloer. ISO 45001 is anno 2020 dé nieuwe ISO standaard waarin arbeidsgerelateerde veiligheid en gezondheid in zijn vastgelegd. De ISO 45001 dicteert bedrijven de vereisten ten aanzien van het managementsysteem voor gezond en veilig werken en zorgt ervoor dat er een veilige werkomgeving wordt gecreeerd, continue doorvoeren van verbeteringen in de arbeidsomstandigheden en risico’s op de werkplek verminderen.

Een handig en praktisch boek is te vinden op bol.com. Met deze link heb je het boek met maar liefst 25% korting en kost het boek nog maar € 54,50.

Compliance

Vanuit het internationale bedrijfsleven is veiligheid al langer een thema. Compliance is hier het focuswoord. Compliance is het begrip waarmee wordt aangeduid dat een persoon of organisatie werkt in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Het gaat over het nakomen van normen of het zich er naar schikken.

Stel uw organisatie produceert en exporteert wereldwijd. U heeft te maken met de complexe regelgeving rondom Douane en zult aan meerdere veilligheidscriteria moeten voldoen. U moet bijvoorbeeld kunnen aantonen wie, medewerkers maar ook bijvoorbeeld leveranciers, en wanneer betrokken is bij het productieproces. Om dit dagelijks te controleren is lastig maar ook moeilijk aan te tonen. Dit werkt in de praktijk alleen wanneer u over een toegangscontrolesysteem beschikt. Toenemende compliancy zien wij bijvoorbeeld ook in de levensmiddelenindustrie, waar eenzelfde situatie zich voor doet.

Het bedrijfsleven ziet zich in toenemende mate geconfronteerd met strengere regelgeving en de soms grote gevolgen van het niet naleven van die regels. Een goede controle is dus cruciaal. Met een slim gekozen toegangscontrolesysteem kunt u eenvoudig regelen wanneer welke persoon toegang heeft tot een bepaald pand of ruimte en op welke tijden.

De voordelen van toegangscontrole

Dit zijn de belangrijkste voordelen van een goed toegangscontrolesysteem:

  • Toegangsbeheer: U kunt precies bepalen wie wanneer naar binnen mag
  • Gebruiksgemak voor uzelf, uw klanten en uw medewerkers
  • Minder kans op interne fraude door personeel en bezoekers

U stelt eenvoudig in wie wanneer naar binnen mag. Bijvoorbeeld administratieve medewerkers mogen alleen van maandag tot en met vrijdag tussen 8:00 en 18:00 uur het pand binnen. Magazijnmedewerkers kunnen alleen in het magazijn, algemene ruimtes en in de kantine. En zo kunt u voor iedere groep medewerkers een toegangsgroep instellen met verschillende toegangsrechten. Het is bij iedereen direct duidelijk dat dit de enige manier is om je door het pand te begeven en dat er gelogd wordt wanneer een bepaalde toegangsdeur is geopend. Met als gevolg minder fraude.

Efficiency toegangsbeheer

Als u eenvoudig toegangscontrole pasjes en tags kunt verwijderen hoeft u minder oplettend te zijn met het verstrekken van toegang aan uw personeel. Waar u in uw huidige beleid misschien niet iedere medewerker een sleutel gaf moesten medewerkers voor elkaar de deuren openen. Of misschien moest u dat zelf doen. Dit kost tijd en zal niet al te motiverend werken voor uw personeel. Op deze manier ontstaan er ook nog eens onveilige situaties.

Gebruiksvriendelijke toegangscontrole

Een gebruiksvriendelijk toegangscontrolesysteem heeft als kenmerk dat de gebruiker nauwelijks merkt dat er gebruikt wordt gemaakt van toegangscontrole. De gebruiksvriendelijkheid kan worden vergroot door deuren zodanig in te stellen dat deze tijdens kantoortijden vrij toegankelijk zijn en buiten kantoortijden automatisch op slot gaan.

We zien steeds vaker dat kleinere instellingen en het midden- en klein bedrijf gebruik gaan maken van toegangscontrolesystemen. Met de opkomst van de smartphone zijn er nu uitgebreide beheer mogelijkheden en is het zelfs mogelijk om op afstand een deur te openen via uw mobiele telefoon. Niet iedereen hoeft op afstand deuren te kunnen openen dus een gewone smartphone gebruiker kan het slot alleen open maken als hij in de buurt van de deur is. De tendens van dit moment is dat de smartphone populairder is dan biometrische systemen met vingerscan of gezichtsherkenning.

Een opvallende nieuwkomer in toegangscontrole is de QR-code. Met behulp van de modernste systemen kan deze vorm van barcode een toegangskaart namelijk volledig vervangen. Zo kan iedereen een tijdelijke of permanente toegangscode krijgen die via een smartphone deuren of poorten kan openen. Een tijdelijke QR-code kan daarnaast worden gelinkt aan een fysieke kaart als een tweede element van controle. Zonder deze twee elementen kan de persoon geen toegang krijgen tot een locatie. Met behulp van dashboards kunnen ook gegevens worden bijgehouden van wie er wel en niet passeert. Bovendien brengt de stap van de fysieke kaart naar de digitale code een verbetering voor het milieu én de portemonnee met zich mee. Badges of toegangskaarten hoeven namelijk niet meer worden aangemaakt. Het betreft dus een duurzamer proces om de CO2-uitstoot te verlagen, maar ook in het kader van de dematerialisatie om kosten te besparen.

Efficiënter bezoekersmanagement

Hoewel een QR-code nog niet aan de allerhoogste veiligheidseisen voldoet, ontwikkelt ook deze vorm van toegangscontrole zich steeds beter en is het vooral bruikbaar voor praktische toepassingen. Zo kan een QR-code bijvoorbeeld nuttig zijn om de efficiëntie van bezoekersmanagement te verhogen. Hotels kunnen er gebruik van maken om hotelgasten toegang te verlenen tot de parking. Gehandicaptenparkeerplaatsen daarentegen kunnen vrijgehouden worden voor personen die er recht op hebben. Zij krijgen vervolgens alleen met een QR-code toegang. Tot slot hoeft bij late of nachtelijke leveringen aan bedrijven niemand meer aanwezig te zijn. De leverancier kan dankzij een QR-code zijn lading of pakket toch zelfstandig en veilig achterlaten.

Een goede controle van bedrijfsprocessen is onmisbaar in elke organisatie. Het mag duidelijk zijn dat de meest innovatieve toegangscontrolesystemen heel wat problemen op een efficiënte manier kunnen tackelen.

Over de auteur

Paul Pultrum, Timeblog.nl. Dataspecialist met ruim 20 jaar ervaring, expert op het gebied van marketing, communicatie en wet- en regelgeving

Tips voor thuiswerken of werktijdverkorting

Leestijd: 2 minuten

Het Nederlandse kabinet heeft laten weten dat het verregaande maatregelen aan het treffen is om de economie te stimuleren vanwege de verspreiding van het coronavirus. Er wordt voor de komende drie maanden 10 tot 20 miljard euro uitgetrokken om bedrijven en zelfstandigen overeind te houden.

Één van de maatregelen die de overheid treft is versoepeling van de regeling voor werktijdverkorting. Bedrijven die minimaal 20 procent minder omzet verwachten, kunnen bij uitkeringsinstantie UWV voor maximaal werktijdverkorting aanvragen. Bij goedkeuring betaalt de overheid maximaal 90 procent van het salaris, dat was 75 procent.

Werktijdverkorting

Met het oog op de subsidie en eventuele vergoeding vanuit de overheid is het voor u als ondernemer slim om dit vanaf het begin af aan zo nauwkeurig mogelijk bij te houden. Slimme registratie software is een belangrijke schakel. Zo kan eenvoudig alle verloren tijd worden geregistreerd, of het nu daadwerkelijk ziekte is, thuiswerken vanwege voorzorgsmaatregelen of internationale meetings die geannuleerd zijn wegens een negatief reisadvies. Tijdregistratie software kan dit op verschillende manieren faciliteren. Op deze manier is het eenvoudig om verloren tijd te registeren.

Zijn processen en systemen op orde, dan hebben organisaties meer grip op data en daarmee een strategisch voordeel in de markt. Laat dat nu net cruciaal zijn in deze strijd!

Thuiswerken

Vanuit overheid en werkgeversperspectief wordt thuiswerken geadviseerd. Maar hoe werkt dat voor veel bedrijven in de praktijk. Immers bij thuiswerken is het van groot belang dat de medewerkers op de juiste manier worden aangestuurd. Werken op afstand vraagt om een andere manier van samenwerken, andere rollen, organisatiestructuur, specifieke vormen van leiderschap. Managers moeten anders gaan sturen. Niet meer op het aanwezig zijn en uren maken, maar de resultaten van het werk zijn belangrijk. Vele bedrijven die gebruiken maken van tijdregistratie software zijn het werken op afstand gewend en komen nu beter uit de verf dan bedrijven waar het thuiswerken niet zo ingeburgerd is.

Zijn processen en systemen op orde, dan hebben organisaties meer grip op data en daarmee een strategisch voordeel in de markt. Laat dat nu net cruciaal zijn in deze strijd!

Compliance

Daarnaast zal de toekomst er sinds de uitbraak van het coronavirus anders gaan uitzien. Er zal een nog grotere focus zijn op compliance in vrijwel alle sectoren. Een toenemende mate van strengere regelgeving en de soms grote gevolgen van het niet naleven van die regels. Een goede controle van bedrijfsprocessen zal cruciaal worden in elke organisatie.

Stel uw bedrijf produceert en exporteert uw producten naar de landen buiten de EU. In dat geval krijgt u te maken met de complexe regelgeving rondom Douane. Zo moeten bedrijven nu al aan een aantal veiligheidscriteria voldoen. U moet bijvoorbeeld kunnen aantonen wie, medewerkers maar ook bijvoorbeeld leveranciers, en wanneer betrokken is bij het productieproces. Om dit dagelijks te controleren is lastig maar ook moeilijk aan te tonen. Dit werkt feitelijk alleen wanneer u over een sluitend systeem als een toegangscontrole beschikt. Met toegangscontrolesoftware kunt u regelen welke medewerkers en of leveranciers toegang hebben tot bepaalde ruimtes en op bepaalde tijden.

Toenemende compliance gaan we vrijwel in elke sector zien!

Over de auteur

Paul Pultrum, Timeblog.nl. Dataspecialist met ruim 20 jaar ervaring, expert op het gebied van marketing, communicatie en wet- en regelgeving.

De Brexit nadert. Wint een AEO-status aan belang binnen organisaties?

Brexit
Leestijd: 2 minuten

Bij veel bedrijven staat 31 oktober al een tijdje genoteerd. Wordt het een Brexit? Zo ja, bij een harde Brexit wordt de concurrentiepositie van Nederlandse bedrijven harder geraakt dan die van bedrijven uit andere Europese landen. Dat meldt het Planbureau voor de Leefomgeving (PBL) onlangs in een onderzoek.

Wat gaat er gebeuren?

Op 31 oktober wordt er gekozen voor een Brexit. Wordt de Brexit een feit, dan zal er een grens worden opgeworpen tussen het Verenigd Koninkrijk en de EU en zullen er fysieke controles plaatsvinden en een toenemende regelgeving voor bedrijven. Met als gevolg dat landen veel geld kwijt zijn aan extra grenscontroles en bedrijven moeten bijvoorbeeld geld vrijmaken voor extra douaneprocedures. De Nederlandse Rekenkamer becijferde vorig jaar al dat een harde brexit Nederland tot en met 2023 2,3 miljard euro kost.

Nederlandse bedrijven die zaken doen met het Verenigd Koningkrijk komen na 31 oktober dus direct of indirect in aanraking met de wet- en regelgeving rondom Douane en douaneprocessen.

AEO status

Om bedrijven te controleren heeft de overheid al sinds 2008 een zogenaamde AEO (Authorised Economic Operator) in het leven geroepen. Een AEO status  is een certificaat dat door de Douane wordt afgegeven aan bedrijven die internationaal actief zijn. Hierin staat precies beschreven waaraan organisaties moeten voldoen om compliant te zijn.

De status van Authorised Economic Operator (AEO) zal onder bedrijven die internationaal handelen aan belang winnen onder invloed van de Brexit.

Voordelen AEO status

Een AEO status biedt bedrijven een aantal voordelen, zoals

  • minder fysieke controles
  • minder documentcontroles en
  • voorrang bij Douane controles.

Stel uw organisatie produceert en exporteert deze producten wereldwijd dan heeft u te maken met de complexe regelgeving rondom Douane. Wilt u aanmerking komen voor een AEO status dan moet u aan een aantal veilligheidscriteria voldoen. U moet bijvoorbeeld aantonen wie, medewerkers maar ook bijvoorbeeld leveranciers, en wanneer betrokken is bij het productieproces. Om dit dagelijks te controleren is lastig maar ook moeilijk aan te tonen. Dit werkt feitelijk alleen wanneer u over een sluitend systeem als een toegangscontrole beschikt. Met toegangscontrolesoftware regelt u welke medewerkers en of leveranciers toegang hebben tot bepaalde ruimtes en op bepaalde tijden.

Als er een harde brexit komt moeten bedrijven aan dezelfde douaneprocedures voldoen die gelden voor handel met niet-EU-landen. Hier vindt u alvast de checklist.

Over de auteur

Paul Pultrum, Timeblog.nl. Dataspecialist met ruim 20 jaar ervaring, expert op het gebied van marketing, communicatie en wet- en regelgeving.