Duurzame inzetbaarheid invoeren, hoe doe je dat?

Leestijd: 4 minuten

Uit onderzoek komt naar voren dat vanaf 2021 de beroepsbevolking gaat krimpen. De komende decennia neemt de uitstroom van oudere medewerkers toe en de instroom van jongeren flink zal gaan achterlopen. We gaan tegen personele problemen aanlopen. Veel kennis en expertise zal verdwijnen uit de organisatie met het vertrek van ouderen. Alleen om deze reden is het van groot belang om zoveel mogelijk goede medewerkers voor het bedrijf te behouden. In een eerdere blog wordt employer branding aangehaald om medewerkers te behouden, maar wat te denken van duurzame inzetbaarheid?

Betekenis duurzame inzetbaarheid

Duurzame inzetbaarheid wil zeggen dat je als werknemer in goede gezondheid, professioneel en met plezier je pensioen haalt. Wie wil dit niet zou je zeggen. Duurzame inzetbaarheid is beleid waarbij de werkgever zoveel mogelijk rekening houdt met de specifieke omstandigheden en wensen van medewerkers in verschillende fasen van hun leven en loopbaan. Voor organisaties is het belangrijk dat alle medewerkers goed inzetbaar blijven. Goed inzetbare medewerkers spelen immers beter in op aanpassingen van hun takenpakket, verandering in hun loopbaan en ontwikkelingen in de organisatie. Meestal wordt met duurzame inzetbaarheid gedacht aan een tegemoetkoming van 50+ers. Dit is onjuist, want in elke levensfase kan een werkgever ondersteuning bieden. Elke levensfase van een werknemer gaat gepaard met specifieke kenmerken. In bijvoorbeeld de mantelzorgfase met zorg voor (kleine) kinderen of zorgbehoevende ouders, heeft een medewerker veelal last van combinatieproblematiek tussen werk en privé. Als de werkgever hiermee rekening houdt en op inspeelt, kan dat zelfs de arbeidsproductiviteit bevorderen.

De voordelen van duurzame inzetbaarheid

  • Lagere verzuimkosten
  • Gemotiveerde medewerkers
  • Verhoging van de effectiviteit van personeel
  • Behoud van kennis en expertise van oudere medewerkers
  • Verantwoordelijkheid loopbaan ligt voor een deel weer bij medewerkers

Draagvlak creëren bij het management en de ondernemingsraad is een voorwaarde voor het slagen van duurzame inzetbaarheid. De werkgever moet de OR om instemming vragen met betrekking tot belangrijke onderdelen van het sociaal beleid, zoals aanname en ontslag, verzuim en opleidingen. Daarmee kan de OR een belangrijke signalerende en bewakende rol vervullen. Een actieve OR denkt en praat mee over manieren om het personeelsbeleid te verbeteren.

We moeten stoppen met het jaarlijkse ritueel van functionerings- en beoordelingsgesprekken en starten met duurzame inzetbaarheid

Succes- en faalfactoren voor duurzame inzetbaarheid

Hoe kom je als organisatie verder dan beleid maken en instrumenten aanreiken? Wat zijn de succesfactoren voor een succesvol duurzame inzetbaarheid en wat zijn de valkuilen? Duurzame inzetbaarheid slaagt wanneer achterliggende oorzaken worden aangepakt: hoge functieduur, eenzijdig of zwaar werk en een ongezonde werk- en leefstijl.

Succesfactoren

Enthousiaste kartrekker

Een bevlogen en betrokken kartrekker kan het verschil maken om duurzame inzetbaarheid succesvol in te zetten. Meestal zijn de HR-managers de enthousiaste kartrekkers, maar de kansen op succes op lange termijn nemen toe als het één of meer lijnmanagers zijn.

Samenhang creëren

Duurzame inzetbaarheid mag geen eiland zijn. Een goede projectleider zoekt daarom aanknopingspunten bij andere beleidsterreinen.

Ambassadeurs creëren

Wanneer het beleid ingevoerd wordt, begin dan klein. Kies bijvoorbeeld één locatie, afdeling of groep medewerkers om een bepaalde maatregel uit te proberen. Wanneer dit een succes is, kunnen de lijnmanagers en medewerkers van deze afdeling als ambassadeurs fungeren bij de verdere invoering.

Ga in gesprek

Participatie van de doelgroep gebeurt in de praktijk weinig, maar is wel degelijk zinvol. Praat dus met de medewerkers in plaats van over ze te praten.

Lees het boek ontdek de kracht van intrinsieke motivatie!

Kijk niet naar leeftijd, maar naar functieduur, soort werk en werk- en leefstijl

Deze succesfactor is paradoxaal: levensfasebewust beleid is succesvol als leeftijd niet centraal staat. Niet leeftijd, maar drie andere factoren zijn veel sterker van invloed op inzetbaarheid. Deze factoren zijn: functieduur, soort werk en werk –en leefstijl. Een groot voordeel is dat deze drie factoren beïnvloedbaar zijn, in tegenstelling tot leeftijd.

Faalfactoren

Het ‘HR-feestje’

Vaak is de HR-afdeling ervan overtuigd dat hun beleid goed is en dat zij het goed invoeren. Maar het lijnmanagement en de doelgroep hebben een andere behoefte of willen zelfs helemaal geen duurzame inzetbaarheid. Daarom moet de eindverantwoordelijkheid bij het lijnmanagement liggen.

Overschatting van effect levensfasebewustbeleid

Of duurzame inzetbaarheid echt werkt, moet je aan de gebruikers vragen. Het komt vaak voor dat HR de effecten van het beleid rooskleuriger inziet dan werkelijk het geval is.

De sense of urgency

Om het onderwerp op de agenda te krijgen en te houden, moet de directie er de noodzaak van inzien. Het is niet zo dat de urgentie van duurzame inzetbaarheid overal even groot is. Een organisatie die al jarenlang werkt aan mobiliteit en inzetbaarheid maakt zich niet zo druk over de vergrijzing.

Gewoon doen!

Wachten op externe omstandigheden, zoals wetten en regelingen, is uitstel. Durven beginnen, hoe klein ook, is belangrijker en zinvoller.

Medewerkers moeten langer voor de organisatie én de arbeidsmarkt behouden blijven. Het is dus essentieel om zoveel mogelijk goede medewerkers voor het bedrijf te behouden. Duurzame inzetbaarheid speelt hier op in. We moeten stoppen met het jaarlijkse ritueel van functionerings- en beoordelingsgesprekken en starten met duurzame inzetbaarheid. Begin vandaag nog!

Over de auteur

Paul Pultrum, Timeblog.nl. Dataspecialist met ruim 20 jaar ervaring, expert op het gebied van marketing, communicatie en wet- en regelgeving

Praat u al tegen een robot?

Leestijd: 3 minuten

Robots veroveren in rap tempo een positie in onze samenleving. Ontwikkelingen als robotisering en Internet of Things (IoT) gaan in de nabije toekomst een steeds grotere rol spelen. Deze ontwikkelingen zorgen ervoor dat het automatiseren van productie steeds goedkoper en verregaander wordt. Integratie van systemen wordt nu al op grote schaal toegepast.

Beroepsbevolking krimpt!

Echter, er komen steeds meer geluiden dat robotisering en IoT worden gezien als oplossing voor het échte probleem: de groeiende personeelstekorten in vele sectoren. Het Centraal Bureau voor de Statistiek meldde onlangs een recordkrapte op de arbeidsmarkt. Nu komen er nog genoeg jongeren van school voor alle banen. Na 2021 is dat voorbij: de beroepsbevolking gaat licht krimpen. Voor het eerst sinds eeuwen houdt de beroepsbevolking op te groeien!

Robotisering wordt gezien als oplossing voor het échte probleem: de groeiende personeelstekorten.

Er wordt geschat dat de Nederlandse economie (het bbp) nu al 5 tot 10 miljard euro misloopt door personeelstekorten. Als andere landen er wél in slagen mensen te werven voor nieuwe, innovatieve sectoren kan Nederland internationaal niet meer meekomen.

Automatisering bittere noodzaak

We zijn dus wel genoodzaakt om actief beroepen te reduceren met behulp van automatisering. Als mensen stoppen met ‘oude’ banen die een robot of computer ook kan uitvoeren kunnen ze aan de slag in beroepen waar ze harder nodig zijn.

Smart Industry

De inzet van robots in het bedrijfsleven vraagt veelal een iets complexere aanpak dan het voorlezen van het weerbericht of het uitvoeren van een simpele zoekopdracht op je telefoon. Het heeft dan ook best even geduurd voordat ontwikkelaars wisten op welke plekken binnen een bedrijf de robots het beste tot hun recht zouden komen. En het goede nieuws is: verschillende taken die rijp blijken voor robotisering, zijn uitgerekend de ‘vervelende’ klussen binnen grote organisaties. We sommen er 5 voor u op.

5 klussen voor een robot

1. Afwezigheidsverzoeken

Een robot die out of office verzoeken verzorgt zou in het meest ideale geval complete afwezigheidsverzoeken kunnen afhandelen. Wanneer de robot is aangesloten op het ERP-systeem of een tijdregistratiesysteem, kan die eenvoudig verschillende vormen van afwezigheid verwerken, van betaald verlof tot een vrije dag vanwege een verhuizing. En de bot kan vervolgens een overzicht met de resterende vrije dagen verzorgen.

2. Tijdregistratie

Mobiele applicaties hebben door de jaren heen veel progressie gemaakt op het gebied van tijdregistratie, zodat werknemers alsmaar minder handmatig hoeven in te voeren. Toch zijn er nog altijd te veel verschillende devices of applicaties nodig. Een robot die is geïntegreerd in de tijdregistratie-applicatie zou je activiteiten en de bijbehorende tijdstippen eenvoudig kunnen registreren en verwerken. Daarnaast zou spraakherkenning tijdregistratie kunnen versimpelen: je zegt hoeveel uren je aan een project hebt besteed en de robot verwerkt het in het systeem.

 3. Urenregistratie en facturatie

Voor personeel dat per uur wordt betaald, kan het bijhouden van uren en het factureren daarvan als moeizaam of zelfs irritant worden ervaren, als een taak die enkel afleidt van de hoofdwerkzaamheden. Door een inkloksysteem te ontwikkelen waarbij de telefoon van de werknemer in verbinding staat met sensoren op de werkplaats, kan dit proces geautomatiseerd worden. Ook een GPS-systeem kan uitkomst bieden, zodat de robot kan zien dat personeel uit huis is voor een gesprek bij een zakenrelatie. Zo hoeven medewerkers alleen nog taken te bevestigen, zoals de gewerkte tijd of het aantal overuren dat de robot heeft geregistreerd.

En ook

4. Persoonsgegevens

Het is waarschijnlijk het laatste waar een werknemer aan denkt als hij of zij is getrouwd of verhuisd; het bijwerken van persoonlijke gegevens in het bedrijfssysteem. Een robot kan dit werk uit handen nemen, door veranderingen te herkennen op het loonstrookje van de werknemer of andere bedrijfsgerelateerde content. De bot zou ook informatie kunnen verzamelen uit informatie die openbaar is, bijvoorbeeld via social media.

5. Aantal vrije dagen en salarisinformatie

Hoe vaak heb je niet willen kijken hoeveel vrije dagen je nog hebt, maar dat je het toch niet checkt omdat het personeelssysteem simpelweg te omslachtig is? Ook dat is een taak die rijp is voor robot-assistentie. Anders dan het HR-personeel binnen de organisatie, is een robot altijd beschikbaar voor je vragen op dat vlak. Dat zorgt ervoor dat de werknemer én de HR-medewerkers tijd besparen en dat de werknemer altijd zicht heeft op belangrijke zaken als het resterende aantal vrije dagen en salarisinformatie.

Snel veranderende arbeidsmarkt

Als beroepen sneller verdwijnen, wordt het belangrijker dat werknemers niet ‘vastroesten’ in hun baan. Ze moeten hun kennis en vaardigheden blijven actualiseren. Een administratief medewerker heeft bijvoorbeeld slechte vooruitzichten in zijn werk. Een vast contract kan dan een onterecht gevoel van zekerheid geven. Iedereen moet beseffen dat een ‘beroep voor het leven’ de grote uitzondering gaat worden.

Over de auteur

Paul Pultrum, Timeblog.nl. Dataspecialist met ruim 20 jaar ervaring, expert op het gebied van marketing, communicatie en wet- en regelgeving.