Thuiswerken wordt een blijvertje

Leestijd: 4 minuten

Één van de maatregelen om de verspreiding van COVID-19 onder controle te houden met de meeste impact is het advies om zoveel mogelijk thuis te werken. Zelfs tijdens de versoepelingen in de zomer bleef thuiswerken het devies. De impact van het structureel en op grote schaal vanuit huis werken wordt echter zwaar onderschat. Veelal ontbreekt er een thuiswerkbeleid bij veel organisaties. Daarnaast doet thuiswerken iets met de mentale en fysieke fitheid van medewerkers. Juist aan het stimuleren daarvan zullen organisaties veel meer aandacht moeten geven.

Het Nieuwe Werken

Het Nieuwe Werken heeft een grote vlucht genomen. Organisaties als Google nemen het heft in eigen hand: zij vragen hun medewerkers om nog zeker tot juli 2021 thuis te blijven werken als gevolg van de coronapandemie. Ook zie je veel organisaties het Nieuwe Werken ook na de pandemie willen handhaven. Op zich is er niets mis met het werken op vaste tijden bij je collega’s op kantoor, maar we ondervinden nu dat het ook anders kan. Met de vrijheid om zelf te bepalen hoe je je doelen bereikt en dus te werken waar en wanneer je wilt. Lees ook de blog over remote working met alle (maatschappelijke) voordelen over thuiswerken op een rijtje.

Kantoor als ontmoetingsplaats

Het kantoor zal in de nabije toekomst meer en meer een ontmoetingsplaats worden, een plek waar je naartoe gaat om samen te lunchen of voor een gerichte bijeenkomst. Hier staan de persoonlijke ontmoetingen en het fysiek delen van informatie centraal. Zo kies je de plek die het best past bij je activiteit, ook wel ‘activiteitgericht werken’ genoemd. Dit biedt een compleet nieuwe manier van werken en leven, maar brengt ook weer nieuwe vraagstukken met zich mee.

Thuiswerken: hoe organiseer je dat?

Voor veel organisaties bestaat het advies om zoveel mogelijk vanuit huis te werken, maar hoe vul je dit in en hoe organiseer je dat? Het heeft namelijk veel meer voeten in de aarde dan slechts het beschikbaar stellen van een laptop en een bureaustoel.

Je moet als organisatie ook nadenken over vragen als: hoe gaan we om met een medewerker die thuis niet goed kan werken? Wie betaalt het kopje koffie op de thuiswerkplek? En hoe zorg je ervoor dat een thuiswerkende medewerker zich verbonden en betrokken blijft voelen met de organisatie en zijn of haar team?

Een andere belangrijke vraag is: hoe organiseer je wanneer je wel en niet naar kantoor komt? Je wilt immers niet als leidinggevende als ‘politieagent’ rondlopen om dit te handhaven. Duidelijke en gezamenlijke afspraken zijn hierin nodig. Laat teams hierover zelf het gesprek aangaan om tot een goede invulling te komen. AvanTimes biedt met de bezettingsgraad monitor een ideale automatiseringsoplossing.

Thuiswerkbeleid

Het verdient altijd aanbeveling om afspraken over thuiswerken vast te leggen in een thuiswerkbeleid.

Dit zijn de aandachtspunten

  • Inventarisatie thuiswerkbeleid: wie kan er thuiswerken?
  • Relevante wetgeving
  • Bereikbaarheid
  • Cyberveiligheid
  • Leidinggeven
  • Thuiswerkvergoeding

Inventarisatie thuiswerkbeleid

Het is belangrijk om vooraf een inventarisatie te maken. Welke functies zijn geschikt voor thuiswerken en zijn daar technische aanpassingen voor nodig? Is het noodzakelijk dat een deel van de mensen toch naar kantoor komt, leg dit duidelijk vast zodat er geen misverstanden ontstaan.

Relevante wetgeving

Er zijn verschillende wetten van belang voor thuiswerkbeleid. Het Burgerlijk Wetboek, de Arbowet en het Arbeidsomstandighedenbesluit hebben regels over de zorgplicht van de werkgever. Deze is hetzelfde als voor werknemers die binnen het bedrijf werken. De werkgever moet er daarom voor zorgen dat ook de thuiswerkplek aan de arboregels voldoet. Een andere relevante wet is de WOR. De ondernemingsraad heeft instemmingsrecht op het arbeidsomstandighedenbeleid van de onderneming. Wijzigt de organisatie ingrijpend door het thuiswerken dan valt ook dit onder het instemmingsrecht van de OR.

Bereikbaarheid

Wie thuiswerkt, houdt er wellicht andere werktijden op na dan op kantoor. Spreek vooraf af wanneer werknemers bereikbaar moeten zijn voor collega’s en relaties. Zo zijn er tegenwoordig veel aanbieders op de markt van online urenregistratie applicaties. Zo wordt het eenvoudig om gewerkte uren van medewerkers bij te houden en inzichtelijk te krijgen.

Cyberveiligheid

Werknemers maken vaak gebruik van minimaal beveiligde netwerken, waarmee ook nog eens meerdere mensen in één huishouden werken. Uit onderzoek van het ministerie van Economische Zaken blijkt dat thuiswerken een potentieel zwakke plek is voor bedrijven. Maak daarom duidelijk wat de eisen zijn voor het beveiligen van bijvoorbeeld routers en modems.

Leidinggeven

Belangrijk bij thuiswerken is dat de medewerkers op de juiste manier worden aangestuurd. Flexibel werken op afstand vraagt om een andere manier van samenwerken, andere rollen, organiatiestructuur en nieuwe vormen van leiderschap. Managers moeten anders gaan sturen. Niet meer op het aanwezig zijn en uren maken, maar de resultaten van het werk zijn belangrijk.

Sturen op output in plaats van aanwezigheid vraagt andere vaardigheden van leidinggevenden. Je moet een stuk controle loslaten en anders communiceren.

Thuiswerkvergoeding

Een thuiswerkvergoeding is onder andere bedoeld voor sneller en duurder internet, printen, verwarming, verkoeling, elektra en koffie. Die kosten spaart de werkgever deels uit wanneer veel mensen thuiswerken. Het NIBUD becijferd dat het een werknemer gemiddeld 2 euro per dag kost om thuis te werken.

Wie werknemers een onbelaste thuiswerkvergoeding wil geven, is in de meeste gevallen aangewezen op de vrije ruimte van de Werkkostenregeling. Jaarlijks mag je 1,7 procent van de totale fiscale loonsom (tot 400.000 euro) gebruiken voor onbelaste vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen. Vanwege de coronacrisis heeft de wetgever de vrije ruimte voor de eerste 400.000 euro eenmalig verhoogd naar 3 procent.

Wordt Fit!

Structuur is een van de allerbelangrijkste succesfactoren voor het Nieuwe Werken. Thuiswerken doet iets met je mentale en fysieke fitheid. Juist op het stimuleren daarvan zal de komende tijd meer focus komen. Denk daarbij aan apps, een vitaliteitsprogramma en challenges, zoals It’s My Life. It’s My Life | Fitcoin Health Communities BV is een sociale onderneming die als doel heeft een gezondere mens, milieu en maatschappij te realiseren door mensen op een duurzame manier in beweging te brengen.

Door de inzet van zogenaamde Fitcoins® neemt de dagelijkse hoeveelheid bewegen aantoonbaar toe, wat bijdraagt aan de gezondheidswinst (waaronder tegengaan overgewicht en bewegingsarmoede). De Fitcoins® stimuleren actieve verplaatsingen (te voet en per fiets) en dragen zodoende bij aan duurzame mobiliteit en aan een gezonde, stille en veilige leefomgeving. Je kunt er vandaag nog mee beginnen:)

Over de auteur

Paul Pultrum, Timeblog.nl. Dataspecialist met ruim 20 jaar ervaring, expert op het gebied van marketing, communicatie en wet- en regelgeving

Tips voor thuiswerken of werktijdverkorting

Leestijd: 2 minuten

Het Nederlandse kabinet heeft laten weten dat het verregaande maatregelen aan het treffen is om de economie te stimuleren vanwege de verspreiding van het coronavirus. Er wordt voor de komende drie maanden 10 tot 20 miljard euro uitgetrokken om bedrijven en zelfstandigen overeind te houden.

Één van de maatregelen die de overheid treft is versoepeling van de regeling voor werktijdverkorting. Bedrijven die minimaal 20 procent minder omzet verwachten, kunnen bij uitkeringsinstantie UWV voor maximaal werktijdverkorting aanvragen. Bij goedkeuring betaalt de overheid maximaal 90 procent van het salaris, dat was 75 procent.

Werktijdverkorting

Met het oog op de subsidie en eventuele vergoeding vanuit de overheid is het voor u als ondernemer slim om dit vanaf het begin af aan zo nauwkeurig mogelijk bij te houden. Slimme registratie software is een belangrijke schakel. Zo kan eenvoudig alle verloren tijd worden geregistreerd, of het nu daadwerkelijk ziekte is, thuiswerken vanwege voorzorgsmaatregelen of internationale meetings die geannuleerd zijn wegens een negatief reisadvies. Tijdregistratie software kan dit op verschillende manieren faciliteren. Op deze manier is het eenvoudig om verloren tijd te registeren.

Zijn processen en systemen op orde, dan hebben organisaties meer grip op data en daarmee een strategisch voordeel in de markt. Laat dat nu net cruciaal zijn in deze strijd!

Thuiswerken

Vanuit overheid en werkgeversperspectief wordt thuiswerken geadviseerd. Maar hoe werkt dat voor veel bedrijven in de praktijk. Immers bij thuiswerken is het van groot belang dat de medewerkers op de juiste manier worden aangestuurd. Werken op afstand vraagt om een andere manier van samenwerken, andere rollen, organisatiestructuur, specifieke vormen van leiderschap. Managers moeten anders gaan sturen. Niet meer op het aanwezig zijn en uren maken, maar de resultaten van het werk zijn belangrijk. Vele bedrijven die gebruiken maken van tijdregistratie software zijn het werken op afstand gewend en komen nu beter uit de verf dan bedrijven waar het thuiswerken niet zo ingeburgerd is.

Zijn processen en systemen op orde, dan hebben organisaties meer grip op data en daarmee een strategisch voordeel in de markt. Laat dat nu net cruciaal zijn in deze strijd!

Compliance

Daarnaast zal de toekomst er sinds de uitbraak van het coronavirus anders gaan uitzien. Er zal een nog grotere focus zijn op compliance in vrijwel alle sectoren. Een toenemende mate van strengere regelgeving en de soms grote gevolgen van het niet naleven van die regels. Een goede controle van bedrijfsprocessen zal cruciaal worden in elke organisatie.

Stel uw bedrijf produceert en exporteert uw producten naar de landen buiten de EU. In dat geval krijgt u te maken met de complexe regelgeving rondom Douane. Zo moeten bedrijven nu al aan een aantal veiligheidscriteria voldoen. U moet bijvoorbeeld kunnen aantonen wie, medewerkers maar ook bijvoorbeeld leveranciers, en wanneer betrokken is bij het productieproces. Om dit dagelijks te controleren is lastig maar ook moeilijk aan te tonen. Dit werkt feitelijk alleen wanneer u over een sluitend systeem als een toegangscontrole beschikt. Met toegangscontrolesoftware kunt u regelen welke medewerkers en of leveranciers toegang hebben tot bepaalde ruimtes en op bepaalde tijden.

Toenemende compliance gaan we vrijwel in elke sector zien!

Over de auteur

Paul Pultrum, Timeblog.nl. Dataspecialist met ruim 20 jaar ervaring, expert op het gebied van marketing, communicatie en wet- en regelgeving.